AVG | Privacyverklaring

 

Je hebt er vast al over gehoord in de media: de nieuwe privacy Wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: GDPR (General Data Protection Regulation). Per 25 mei 2018 geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). Om te voldoen aan de AVG moeten er een aantal zaken geregeld worden en op orde zijn. Een van de dingen die geregeld moet zijn is een privacyverklaring.

 

In de wet staat dat je 'passende maatregelen' moet treffen om een betrokkene (dus de persoon waar de persoonsgegevens bij horen) voldoende te informeren. En dit moet op een 'beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal' gebeuren.

 

1 Welke persoonsgegevens worden opgeslagen

•   Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt(en)

•   Geboortedatum van de cliënt(en)

•   Telefoonnummer en e-mail van de cliënt(en)

 

Bij minderjarige cliënten:

•   Ook naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders

 

Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende verdere gegevens vast:

•   Huisarts

•   School van de minderjarige cliënt

 

Opmerking over het vastleggen van bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, zaken m.b.t. de seksualiteit, of strafrechtelijke gegevens worden bijzondere gegevens genoemd. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij men zich op een wettelijke uitzondering kunt beroepen. Indien de gegevens worden verwerkt in het kader van gezondheidszorg, hulpverlening, of sociale dienstverlening is verwerking toegestaan, maar alleen als dat gebeurt door een beroepsbeoefenaar met een beroepsgeheim of andere persoon die aan geheimhouding is gebonden. Deze uitzondering geldt dus op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) ook voor complementaire of alternatieve zorgverleners die zijn geregistreerd bij RBCZ.

 

Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:

•   Gezondheid

 

Het Burger Service Nummer (BSN)

Organisaties buiten de overheid mogen een Burgerservicenummer alleen gebruiken als dit in een wet is bepaald. En alleen voor het doel dat in de wet staat omschreven. Zorgverleners mogen het BSN bijvoorbeeld gebruiken als zij werken in het kader van de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg. Dat is niet het geval bij een complementair, of alternatief therapeut. Zij mogen dus het BSN niet vastleggen. De declaratie in het kader van de aanvullende zorgverzekering valt niet onder de Zorgverzekeringswet en is geen grond voor het gebruik van het BSN.

•   Ik leg het Burgerservicenummer niet vast

 

 

2 Waarom worden de persoonsgegevens vastgelegd

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

 

Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

 

Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

 

Beroepsgeheim

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

 

Minderjarigen

Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

 

 

3 Hoe wordt de cliënt/patiënt geïnformeerd

•   Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst.

•   Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier. Zo ja, sluit deze behandelovereenkomst bij in dit document.

 

 

4 Wie werken er daadwerkelijk werken met de cliëntdossiers?

•   Ik ben ZZP-er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de beroepscode heb ik een beroepsgeheim

•   Ik bepreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar

 

 

5 Hoe zijn de persoonsgegevens (cliëntendossiers) beveiligd

 •   Ik werk met papieren cliëntendossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard Er is verder geen sprake van digitale verwerking van persoonsgegevens.

 

 

6 Is er sprake van verwerking door derden;

ofwel externe personen of bedrijven die toegang hebben tot de persoonsgegevens en daarmee tot de groep verwerkers behoren waarmee u een verwerkersovereenkomst moet afsluiten.

 

Leveranciers waarmee ik een verwerkersovereenkomst heb afgesloten zijn:

•   Accountantskantoor Van Berlo voor belastingzaken

 

 

7 Hoe ga ik om met datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Voorbeelden van datalekken zijn: een kwijtgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker.

 

Wanneer meld ik een datalek

Ik meld een datalek alleen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoons-gegevens, of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Dat is het geval als er bij het datalek ofwel persoonsgegevens verloren zijn gegaan (ze zijn voor u niet meer terug te halen en er was geen back-up) ofwel onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens niet is uit te sluiten (iemand heeft mogelijk toegang (gehad) tot de persoonsgegevens terwijl diegene daartoe niet bevoegd was en u hebt geen controle over wat diegene met de gegevens heeft gedaan of nog zal doen).

 

Ik informeer de betrokkenen (de cliënten/patiënten) alleen wanneer een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer. Dat kan het geval zijn als er gegevens van gevoelige aard zijn gelekt (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) die door derden kunnen worden misbruikt. Ik heb de uitleg begrepen en zal ernaar handelen. Ik geef aan met een kruisje of vinkje in het vierkant wat in mijn situatie van toepassing is.

•   Ik begrijp wanneer ik een datalek moet melden en zal daar naar handelen

•   Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met leveranciers en ik word daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest

 

Veghel, 29-01-2024